Il modulo Area Riservata di VirtualOffice permette di realizzare delle aree su internet ( intranet ed extranet ) con cui condividere Rubrica, Calendario, Documenti e altre informazioni con Dipendenti, Clienti, Fornitori, Agenti ecc..
Le soluzioni sono inoltre dotate di funzioni di messaggistica per inviare notifiche via email e SMS.


RUBRICA
La rubrica condivisa permette di archiviare tutte la schede anagrafiche di clienti, fornitori, partner, agenti, e altre figure. Sono disponibili numerosi campi per annotare anche i dati per la fatturazione, per la spedizione, o le attività svolte.
Le schede anagrafiche sono ricercabili con un motore di ricerca che consente di applicare filtri per parola chiave, per zona geografica, tipo ecc..
Tutti gli utenti autorizzati possono facilmente accedere alle informazioni da qualunque computer collegato ad internet.


CALENDARIO
Il Calendario permette di tenere traccia di tutti gli appuntamenti di lavoro e personali, dalle riunioni alle ferie.
Consente di tenere traccia di tutti gli impegni della propria organizzazione in modo condiviso con tutti i dipendenti anche da diverse sedi o da casa e volendo anche con clienti.

• Appuntamenti condivisi e personali - Gli appuntamenti possono essere condivisi con gli altri utenti, oppure è possibile creare degli appuntamenti personali non visibili dagli altri utenti.
• Riunioni ed eventi di gruppo - E' possibile inserire degli appuntamenti che interessano più utenti e quindi vengono condivisi. In questo modo è possibile vedere se un utente è libero per una riunione o se è già impegnato, oppure prenotare la sala riunioni.
• Appuntamenti ricorrenti - Si possono inserire appuntamenti ricorrenti, tutti i giorni, settimanali, mensili.
• Promemoria (Reminder) - E' possibile inviare manualmente o in modo automatico ad orario prestabilito un messaggio email o SMS di promemoria dell'appuntamento.
• Stampe - E' disponibile una comoda funzione di stampa del calendario, con vista giornaliera, settimanale o ad elenco.